Comment faciliter la gestion des remboursements ?

La gestion sous forme « papier » est chronophage. Pour le salarié, il faut imprimer la demande de prise en charge, la signer et joindre son justificatif. Pour le service qui réceptionne les documents, il doit les traiter informatiquement, après l’obtention de l’accord du supérieur. Cela multiplie les risques d’erreurs. Ainsi, l’utilisation d’un logiciel de note de frais apporte de nombreux avantages. Il permet, en outre, de faire face à l’ensemble des contraintes légales et organisationnelles en actualisant, centralisant et mettant à disposition, en temps réel, les données sur l’application web ou mobile.

Les avantages pour l’entreprise :

C’est surtout un gain de temps puisque tout est paramétrable en fonction de la politique de remboursement, avec la possibilité d’un plafonnement des frais afin de respecter les limites d’indemnisations imposées par l’URSSAF. Le traitement des demandes est plus rapide. Il améliore la gestion commerciale et la relation client. Point important, il assure la traçabilité des frais engagés. On obtient un récapitulatif qui permet d’identifier rapidement les dépenses frauduleuses. On peut affecter ces frais sur un projet, une mission afin d’en calculer son efficience. Le logiciel a la possibilité d’indiquer les personnes qui ont été invitées lors des repas. La validation peut se faire sur plusieurs niveaux d’approbation, ainsi que pour son suivi, sous la forme d’un tableau de bord. La gestion des paiements est réalisable via une reconnaissance des données bancaires ou encore par l’exportation vers la comptabilité. Son archivage en est simplifié puisque dématérialisé. Un exemple de logiciel SIRH de gestion de note de frais, de type SaaS, via le cloud : kammi.fr/.

Les avantages pour le salarié :

La saisie, via le logiciel SIRH de note de frais, peut être prérempli grâce aux barèmes de l’URSSAF, comme pour les frais kilométriques ou de missions, ou encore avec la technologie OCR. Le salarié peut prendre en photo ou scanner son justificatif pour le joindre à sa demande. Un mode hors connexion est aussi possible lorsque le salarié est en mobilité. La synchronisation est automatique une fois le réseau retrouvé. La gestion de la T.V.A. est simplifiée car elle se calcule automatiquement. Enfin, l’accord du supérieur hiérarchique est notifié directement sur l’application.

Une solution économique ?

Le tarif du logiciel de note de frais est payable au mois ou à l’année et par utilisateur. L’abonnement reste sans engagement avec des sécurités garanties où l’accès se fait uniquement depuis la plateforme. Il existe même l’option d’une « carte business ». Le salarié paie directement avec une carte bancaire nominative, en fonction du solde restant. Il n’a plus à réaliser les avances de frais.