Les offres de permanence téléphonique se démocratisent. Il en existe plusieurs propositions ciblant différents secteurs. Les professionnels du domaine médical sont aussi concernés par ces offres de télésecrétariat. Pour eux, l'externalisation du secrétariat présente plusieurs avantages, notamment la possibilité de se consacrer entièrement à l'activité principale. Découvrons ensemble ces différentes solutions pour optimiser le temps de travail des professionnels de la santé.
La permanence téléphonique médicale
Une permanence téléphonique qualifiante dédiée au secteur médical constitue un véritable plus pour les médecins. De par la nature du service, celui-ci est entièrement consacré aux professionnels de la santé. Les télésecrétaires assurant la permanence médicale doivent ainsi être formés aux problématiques des praticiens.
Les activités associées à la santé se caractérisent en effet par leur complexité. La personne en charge de l'accueil téléphonique doit comprendre les enjeux de chaque sollicitation. C'est le cas pour les demandes relatives à une urgence, notamment l'information de permanence médecin par téléphone. Dans d'autres situations, les patients souhaitent simplement prendre rendez-vous. De plus, travailler dans ce milieu exige de maîtriser les terminologies qui sont propres à l'univers médical. Il est ainsi indispensable que le télésecrétaire à qui sera confiée la mission sache démontrer son efficacité.
Par rapport à la prestation, notez que la permanence téléphonique médicale peut être sollicitée en permanence. Dans ce cas, le service prend le relais en remplaçant votre accueil téléphonique dans le cabinet. Les praticiens peuvent aussi se tourner vers ce service pour faire face à une situation de débordement. Ce service de permanence médicale est disponible 7 j/7 et 24 h/24. De plus, les appels sont exécutés dans le respect des directives du donneur d'ordre.
L'agenda médical en ligne
Les prestations du télésecrétariat médical vont au-delà de la permanence médicale par téléphone. Parmi les solutions pour optimiser le temps de travail des professionnels de santé, on retrouve l'agenda médical en ligne. Il s'agit simplement d'une alternative plus efficace à l'agenda sur papier. Cet outil personnalisable facilite la gestion du temps pour le praticien.
Concrètement, le concept repose sur un planning partagé en ligne avec la télésecrétaire travaillant pour le compte de votre cabinet. C'est alors l'occasion pour vous de savoir en temps réel les actions entreprises par celle-ci. Vous pouvez savoir comment elle gère les rdv médicaux via cet outil de gestion complet et intuitif.
Évidemment, l'agenda doit faire l'objet d'une mise à jour constante du fait de son importance. Les utilisateurs n'auront pas à se soucier de l'actualisation de cet outil avec un service de télésecrétariat médical. Il relève des tâches du prestataire choisi d'actualiser votre agenda médical en ligne.
Les avantages d'un agenda médical sur Internet sont d'ailleurs nombreux. On cite entre autres un gain de temps appréciable. Cet outil a été pensé pour faciliter la réalisation des tâches relatives à la confirmation d'un rendez-vous par exemple. De plus, il est intuitif, ergonomique et simple à utiliser : de quoi garantir aux spécialistes de la santé un espace pratique pour faciliter les échanges avec les patients. Les utilisateurs verront une relation améliorée entre eux et sa clientèle. La satisfaction des clients contribue logiquement à une amélioration de la santé financière du cabinet.
L'accueil téléphonique médical
L'accueil téléphonique joue un rôle important pour les professionnels de soin, les médecins, les spécialistes et même les pharmaciens. Il contribue à améliorer leur image auprès de la clientèle. De nos jours, les clients sont très attentifs à l'accueil réservé pour eux, en préalable à une consultation. Prendre à la légère cet aspect, même pour l'accueil par téléphone, risque donc d'écorcher l'image du cabinet.
Pour les spécialistes de la santé, externaliser l'accueil téléphonique relève d'abord d'un souci d'amélioration des offres. Ils auront la confiance que ce service est fourni par des employés formés dans ce cadre. Les télésecrétaires médicales ont pour mot d'ordre d'assurer un accueil professionnel et agréable aux patients.
L'externalisation de ce service permet aussi de faire des économies. Cette démarche décharge le client des lourds processus d'embauche. De plus, il n'a pas besoin d'investir sur des matériels chers. Pour améliorer l'accueil, le client peut compter sur le prestataire spécialiste du télésecrétaire médical qui possède sûrement les équipements nécessaires.
L'externalisation du service de secrétariat
Cette prestation consiste à déléguer les travaux de secrétariat de la société. C'est une pratique qui se répand actuellement compte tenu de ses nombreux avantages.
Ainsi, l'externalisation du service de secrétariat peut être intéressante pour un praticien qui débute dans son activité. Comme il n'a pas encore suffisamment assez de patients, il ne souhaite peut-être pas embaucher un secrétaire. Dans ce cas, l'externalisation sera une solution temporaire pour faciliter l'organisation de son activité.
D'ailleurs si vous êtes sur le point de créer votre propre cabinet, il peut être utile d'appréhender les outils de gestion facilitant les démarches pour les entrepreneurs. Créer une entreprise, même dans l'univers médical, exige en effet de maîtriser quelques bases. De la fiabilité du projet aux financements, tout doit être mûrement analysé.
Pour revenir à l'externalisation du secrétariat, l'avantage comprend aussi la pluralité des services rendus. Service de permanence médicale, rédaction de courriers, transcription de compte-rendu, organisation et annulation de rendez-vous… une secrétaire médicale externalisée peut assurer les mêmes services qu'une secrétaire classique.
On ajoute à cela la flexibilité de l'offre. La demande tient compte de votre besoin. Vous pouvez faire appel au service d'une secrétaire médicale à distance pour une semaine, quelques jours, voire pour une heure. L'assistante reste à votre disposition, qu'il s'agisse d'une mission à long terme ou simplement ponctuelle. Par ailleurs, le service ne vous engage en rien. Il est possible de l'arrêter quand vous voulez.
Enfin, sachez que vous pouvez déléguer une partie ou toutes vos tâches de secrétariat à une assistante à distance. Il convient donc de bien identifier vos besoins en tant que professionnel de santé. Cette démarche implique de rédiger un cahier des charges où vous allez préciser vos attentes. Après avoir choisi le prestataire, vérifiez bien aussi le contrat. Celui-ci doit notamment présenter de façon détaillée les prestations souhaitées, le tarif et la durée de la collaboration.